La conquista de las agendas

A estas alturas del año, puedo decir que el problema más común y recurrente que estoy encontrando en todas y cada una de las organizaciones con las interactúo es uno y solo uno: las personas han perdido total y absolutamente el control de sus propias agendas.

Recuerdo que hace 5 años, justo cuando empezaba mi vida como emprendedora y hacía mis primeros proyectos colaborando con otras empresas, una de las cosas que más me sorprendía era que ver que, en algunas de ellas, las agendas eran abiertas y compartidas y que cualquiera podía bloquear tiempos y organizar reuniones entrando en los calendarios de los compañeros. Yo había construido mi carrera corporate en empresas de gran tamaño donde esta práctica no se había estilado nunca. Las agendas eran algo propio, privado y cada persona se gestionaba su tiempo y sus reuniones como estimaba oportuno. Quizás organizar una reunión implicaba un esfuerzo de sincronización, pero al final quien asistía a las reuniones era quien tenía que hacerlo y, precisamente, la dificultad que implicaba la sincronización hacía que convocar reuniones fuese el último recurso al que se echaba mano y se intentaban agotar todas la formas previas de comunicación posible.
Actualmente, viendo los Outlook de mis clientes, me planteo realmente cuándo pueden pensar, ejecutar, proyectar, tangibilizar, tratar temas con sus equipos, invertir tiempo en aprender o hacer crecer el talento … Es decir, trabajar. Los Teams se suceden uno tras otro, en muchas ocasiones incluso se solapan (es el famoso término “muerte por Teams”). La gente se pasa el día despidiéndose apresuradamente de una sesión, entrando precipitadamente en otra y con la cabeza en el trabajo que tiene sin hacer encima de la mesa. Lo urgente para otros pasa peligrosamente por delante de lo que puede ser importante para nosotros porque no tenemos oportunidad de practicar el pensamiento crítico y perdemos la claridad. Las reuniones y formaciones aparecen implacablemente en las agendas, sin avisar y sin pedir permiso y al final es como si todas las personas trabajasen en un nuevo rol que podríamos denominar reunionista.

Sin duda es muy loable que empresas y gobiernos legislen a favor de la desconexión digital y que se hagan esfuerzos intentando poner horarios a los envíos de mails, pero, sinceramente, creo que hay pasos previos que deberían tomarse en consideración. ¿Hasta qué punto es necesario que mi agenda esté expuesta a toda mi comunidad corporate? ¿Qué problema hay si decido autobloquearme tiempos de trabajo? ¿Cuántas de las personas que asisten a una sesión lo hacen activamente o su presencia es imprescindible? ¿Es absolutamente necesario que todas las reuniones se realicen a tiempo real? La nueva gestión del tiempo no va de si pongo antes en el jarrón las piedras grandes o los guijarros, sino de preguntarnos si realmente poseemos nuestras propias agendas. Antes de discutir modelos híbridos y open spaces vale la pena priorizar el hecho de dar privacidad a las agendas, de empoderar a las personas a bloquearse sus propios tiempos (y que éstos se respeten), de preguntar antes de convocar una reunión y de abrazar la asincronía y poder escuchar las reuniones a toro pasado, cual podcast, si tu asistencia es simplemente para “estar al corriente”.
Porque legislar está muy bien, pero hay unos cuantos capítulos a tener en cuenta antes de eso. Y el primero se llama “La conquista de las agendas”.